Questo articolo descrive l’impostazione della risposta automatica nel client WebMail ⧉. Per maggiori informazioni sulla gestione dei filtri e-mail consulti l’articolo WebMail – Impostazione dei filtri.
Le schermate sono state realizzate con il nuovo template Elastic. Se utilizza il template precedente Larry, segua le istruzioni testuali oppure cambi il template, almeno temporaneamente, seguendo il manuale.
In questo articolo scoprirà:
- Come creare una risposta automatica
- Quali altre opzioni offrono le risposte automatiche
- Come disattivare e attivare la risposta automatica
- Problemi comuni
- Domande frequenti
Creazione della risposta automatica
Per creare una nuova risposta automatica, crei prima un nuovo filtro seguendo questi passaggi:
- Acceda al client WebMail ⧉.
- Clicchi sul pulsante Settings.
- Nel menu selezioni Filters.
- Clicchi sul pulsante Create.
Nel modulo Filter definition compili:
- Filter name: Scelga un nome qualsiasi con cui potrà identificare facilmente il filtro.
- Rules for incoming message: Spunti All messages.
- Perform the following actions: Nel menu selezioni Reply with message e compili i campi Message body e Message subject, con cui farà capire al destinatario che si tratta di una risposta automatica.
Completi l’impostazione cliccando sul pulsante Save.
Opzioni delle risposte automatiche
La risposta automatica di base può essere ampliata con ulteriori opzioni, ad esempio:
- Limitando il numero di risposte automatiche inviandole solo dopo che è trascorso un determinato intervallo di tempo.
- Limitando la data, da quando a quando WebMail invia la risposta automatica.
- Eliminando il messaggio.
Limitazione del numero di risposte automatiche
Impostando un numero positivo nel campo Delay between auto-replies nella sezione Actions può scegliere un intervallo personalizzato per l’invio delle risposte automatiche. Il minimo è 1 giorno. Se lascia il campo vuoto o imposta il valore 0, il sistema imposta l’intervallo predefinito di 7 giorni.
Limitazione della data (da – a)
Se per un determinato periodo non desidera attivare e disattivare il filtro manualmente, può impostare come condizione Current date. Estenda l’impostazione di base seguendo questi passaggi:
- Nella sezione Rules selezioni matching all of the following rules.
- Selezioni la regola Date, ne scelga il formato e la condizione value is greater than or equal to. Nell’ultimo campo inserisca la data a partire dalla quale desidera inviare il messaggio automatico, nel formato scelto.
- Con il pulsante + aggiunga un’altra regola.
- Selezioni la regola Date, il suo formato e la condizione value is lower than or equal to. Nell’ultimo campo inserisca la data fino alla quale desidera inviare il messaggio automatico, nel formato scelto.
Eliminazione del messaggio
L’eliminazione dei messaggi tramite filtro non utilizza il Cestino. I messaggi eliminati in questo modo non possono quindi essere ripristinati in alcun modo.
Se desidera eliminare subito i messaggi ricevuti nella casella durante la sua assenza, estenda l’impostazione di base seguendo questi passaggi:
- Nella sezione Actions aggiunga con il pulsante + un’altra regola.
- Selezioni Delete message.
Disattivazione e attivazione della risposta automatica
Se desidera interrompere temporaneamente l’invio della risposta automatica o, al contrario, riattivarla, segua questi passaggi:
- Acceda al client WebMail ⧉.
- Clicchi sul pulsante Settings.
- Nel menu selezioni Filters.
- Selezioni il filtro – la risposta automatica.
- U položky Filtr aktivní přepněte tlačítko.
- Clicchi sul pulsante Save.
Una risposta automatica disattivata si riconosce dal nome sbiadito.
Problemi comuni
Tra i problemi comuni nell’impostazione della risposta automatica rientrano:
La risposta automatica non funziona
Problema: Le risposte automatiche finiscono nello spam oppure non vengono recapitate affatto.
Causa: Per loro natura, le risposte automatiche hanno di solito uno spam score piuttosto alto.
Soluzione: Verifichi innanzitutto la recapitabilità delle risposte automatiche impostando la regola All messages. Se la risposta automatica non viene recapitata, risolva il problema della recapitabilità delle e-mail. Se viene recapitata ma il filtro dettagliato continua a non funzionare, controlli ed eventualmente modifichi le condizioni inserite.
Può migliorare la recapitabilità con i record SPF e DMARC del dominio. Se prova il filtro da un solo indirizzo e ha impostato un valore diverso da zero per i giorni tra le risposte automatiche, tenga presente che a un singolo indirizzo viene inviata una sola risposta automatica ogni 24 ore.
Domande frequenti
Come annullo la risposta automatica?
Può disattivarla, oppure eliminarla completamente con una procedura simile.
Posso rispondere automaticamente solo a determinate e-mail?
Sì, può estendere il filtro con il confronto degli indirizzi dei destinatari seguendo la guida all’impostazione dei filtri.