Diese Anleitung beschreibt, wie Sie Belege zur Bezahlung von Diensten erhalten. Wenn Sie die Rechnungsdaten ändern müssen, folgen Sie der Anleitung Dienste – Rechnungsdaten.
Zusatzdienste und Guthabenkonto haben eigene Regeln für die Ausstellung und den Versand von Rechnungsdaten.
In diesem Artikel erfahren Sie:
- Wie der Versand von Belegen per E-Mail funktioniert
- Wie Sie Belege in der Kundenadministration abrufen
- Häufig gestellte Fragen
Versand von Belegen per E-Mail
Wenn Sie die Regeln für den Versand von Zahlungsaufforderungen und Benachrichtigungen ändern möchten, folgen Sie der Anleitung Administration – Verhalten der Dienste vor Ablauf. Wenn Sie den Dienst nicht weiter verlängern möchten, kündigen Sie ihn gemäß der Anleitung Dienste – Kündigung.
In der Standardeinstellung sendet das System die Zahlungsaufforderung rechtzeitig im Voraus an die Rechnungs-E-Mail-Adresse des Dienstes. Wenn Sie die Aufforderung auch im Spam-Ordner nicht finden, prüfen Sie die Rechnungsdaten und passen Sie sie gegebenenfalls an. Folgen Sie dazu der Anleitung Dienste – Rechnungsdaten.
Durch die Änderung der Rechnungsdaten stornieren Sie die aktuell ausgestellte Zahlungsaufforderung. Das System stellt innerhalb einer halben Stunde eine neue mit den aktuellen Daten und einer neuen Bestellnummer (Variabler Symbol für die Zahlung) aus und versendet sie.
Die Vorlaufzeit, mit der wir Zahlungsaufforderungen versenden, beträgt 10 bis 30 Tage, abhängig von der Art des Dienstes und der Länge des Abrechnungszeitraums. Damit wollen wir das Risiko eines Dienstausfalls bei Problemen mit der E-Mail oder der Zahlung verringern.
Sobald das System die Zahlung erfolgreich erhalten und verarbeitet hat, stellt es erneut aus und sendet an die Rechnungs-E-Mail-Adresse des Dienstes die Rechnung und Steuerbeleg.
Belege in der Kundenadministration abrufen
In der Kundenadministration finden Sie eine Übersicht aller Buchhaltungsbelege:
Abrechnungsbelege eines Dienstes
Um die Abrechnungsbelege eines bestimmten Dienstes (im PDF-Format) herunterzuladen, gehen Sie wie folgt vor:
- Melden Sie sich in der Kundenadministration ⧉.
- an.
- Wählen Sie in der Übersicht den Dienst aus, dessen Belege Sie herunterladen möchten.
- Wählen Sie im linken Menü Billing overview.
- Klicken Sie auf die Bestellnummer, um die Liste der verfügbaren Belege anzuzeigen.
Abrechnungsübersicht des Dienstes anzeigen:
Die einzelnen Belege finden Sie in den Bestelldetails. Jeder Beleg kann im PDF- oder ISDOC-Format heruntergeladen werden (für Belege, die nach dem 1. Januar 2025 ausgestellt wurden) oder erneut per E-Mail an die Rechnungsadresse gesendet werden. Klicken Sie dazu in der Belegübersicht des Dienstes auf die entsprechende Schaltfläche.
Übersicht der Buchhaltungsbelege
Die vollständige Übersicht der Buchhaltungsbelege rufen Sie mit diesen Schritten auf:
- Melden Sie sich in der Kundenadministration ⧉.
- an. Billing.
- Klicken Sie im linken Menü auf Documents.
Häufig gestellte Fragen
Mir fehlen Buchhaltungsbelege. Können Sie sie mir nachsenden?
Prüfen Sie zunächst Ihr E-Mail-Postfach, insbesondere die zum Zahlungseingang empfangenen Nachrichten. Den Steuerbeleg zur eingegangenen Zahlung und die endgültige Rechnung senden wir am Tag des Zahlungseingangs automatisch an die in der Bestellung angegebene Rechnungs-E-Mail-Adresse.
Wenn Sie sie in Ihrem Postfach nicht finden, laden Sie sie gemäß der Anleitung im Kapitel Belege in der Kundenadministration abrufen.
Was soll ich tun, wenn die Belege nicht per E-Mail ankommen?
Überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Falls sie dort nicht sind, überprüfen Sie und korrigieren Sie gegebenenfalls Rechnungsdaten des Dienstes.
Wie richte ich weitere Adressen für den Versand von Buchhaltungsbelegen ein?
Unser System sendet Belege automatisch nur an die Rechnungsadresse. Wenn Sie sie an weitere Personen weiterleiten möchten, richten Sie die Weiterleitung über einen Filter ein, zum Beispiel gemäß der Anleitung WebMail – Automatische Weiterleitung von Nachrichten.
Wie kann ich die Abrechnung in der Kundenadministration freigeben?
Erteilen Sie dem Benutzer, mit dem Sie die Abrechnung teilen möchten, die Berechtigung gemäß der Anleitung Administration – Berechtigte Benutzer.
Wozu dient die Abrechnung im ISDOC-Format?
ISDOC ist ein standardisiertes Format für die elektronische Rechnungsstellung auf XML-Basis, das in der tschechischen Buchhaltung üblich ist. Es ermöglicht die maschinelle Verarbeitung von Rechnungen zwischen Buchhaltungssystemen, ohne dass Daten manuell abgetippt werden müssen. Dadurch sinkt die Fehlerquote und die Belege werden schneller verarbeitet.
Wenn Sie nicht wissen, worum es dabei geht, müssen Sie sich nicht damit beschäftigen – es handelt sich eher um eine technische Angelegenheit für Buchhaltungssoftware und Finanzabteilungen als um etwas, womit sich ein normaler Benutzer selbst befassen muss.