Tento návod se zabývá metodami získání dokladů k úhradě služeb. Potřebujete-li změnit fakturační údaje, postupujte podle návodu Služby – Fakturační údaje.
Doplňkové služby a zálohový účet mají vlastní pravidla vystavování a zasílání fakturačních údajů.
V tomto článku se dozvíte:
- Jak funguje zasílání dokladů e-mailem
- Jak získat doklady v zákaznické administraci
- Často kladené dotazy
Zasílání dokladů e-mailem
Chcete-li změnit pravidla pro zasílání výzev k platbě a upozornění, postupujte podle návodu Administrace – Chování služeb před expirací. Nechcete-li službu dále prodlužovat, vypovězte ji podle návodu Služby – Výpověď.
V základním nastavení systém zasílá výzvu k platbě s dostatečným předstihem na fakturační e-mail služby. Pokud výzvu nemůžete najít ani ve složce spam, zkontrolujte a případně upravte fakturační údaje podle návodu Služby – Fakturační údaje.
Změnou fakturačních údajů stornujete aktuálně vystavenou výzvu k platbě. Systém do půl hodiny vystaví a zašle novou s aktuálními údaji a novým číslem objednávky (variabilním symbolem pro platbu).
Předstih, se kterým výzvy k platbě zasíláme, je 10 – 30 dní v závislosti na druhu služby a délce fakturačního období. Snažíme se tím omezit riziko výpadku služeb v případě komplikací s e-mailem či platbou.
Jakmile systém úspěšně přijme a zpracuje platbu, vystaví a zašle opět na fakturační e-mail služby fakturu a daňový doklad.
Získání dokladů v zákaznické administraci
V zákaznické administraci najdete přehled všech účetních dokladů:
Fakturační doklady služby
Chcete-li stáhnout fakturační doklady konkrétní služby (ve formátu PDF), postupujte těmito kroky:
- Přihlaste se do zákaznické administrace ⧉.
- V horním menu vyberte typ služby.
- V přehledu vyberte službu, jejíž doklady chcete stáhnout.
- V levém menu vyberte Přehled fakturace.
- Kliknutím na číslo objednávky zobrazte výpis dostupných dokladů.
Zobrazit přehled fakturace služby:
Konkrétní doklady najdete v detailu objednávky. Každý umožňuje stažení ve formátu PDF nebo ISDOC (pro doklady vystavené po 1. lednu 2025), případně opětovné zaslání e-mailem na fakturační adresu. Akci provedete kliknutím na odpovídající tlačítko v přehledu dokladů služby.
Přehled účetních dokladů
Kompletní přehled účetních dokladů zobrazíte těmito kroky:
- Přihlaste se do zákaznické administrace ⧉.
- V horním menu vyberte položku Fakturace.
- V levém menu klikněte na Doklady.
Často kladené dotazy
Chybějí mi účetní doklady, dopošlete mi je?
Nejprve zkontrolujte e-mail, konkrétně přijaté zprávy k datu doručení platby. Daňový doklad k přijaté platbě a konečnou fakturu automaticky zasíláme na fakturační e-mail uvedený v objednávce v den přijetí platby.
Pokud je v poště nenajdete, stáhněte je ze zákaznické administrace podle návodu v kapitole Získání dokladů v zákaznické administraci.
Co mám dělat, když mi doklady nepřicházejí na e-mail?
Zkontrolujte složku spam. Pokud tam nejsou, zkontrolujte a případně opravte fakturační údaje služby.
Jak nastavím další adresy pro zasílání účetních dokladů?
Náš systém zasílá doklady automaticky pouze na fakturační adresu. Chcete-li je přeposílat dalším osobám, nastavte přeposílání pomocí filtru, například podle návodu WebMail – Automatické přeposílání zpráv.
Jak můžu sdílet fakturaci v zákaznické administraci?
Přidejte uživateli, se kterým chcete fakturaci sdílet, oprávnění podle návodu Administrace – Oprávnění uživatelé.
K čemu je fakturace ve formátu ISDOC?
ISDOC je standardizovaný formát elektronické fakturace ve formátu XML, běžně používaný v českém účetnictví. Umožňuje strojové zpracování faktur mezi účetními systémy bez nutnosti ručního přepisování údajů, čímž snižuje chybovost a zrychluje zpracování dokladů.
Pokud netušíte, o co jde, není třeba se tím zabývat – jde spíše o technickou záležitost pro účetní software a ekonomická oddělení než o něco, co běžný uživatel musí řešit sám.