Die Screenshots wurden in der neuen Vorlage Elasticaufgenommen. Wenn Sie die ältere Vorlage Larryverwenden, folgen Sie den Textanweisungen oder ändern Sie die Vorlage zumindest vorübergehend gemäß der Anleitung.
In diesem Artikel erfahren Sie:
- Welche Filtermöglichkeiten es gibt
- So erstellen und konfigurieren Sie einen Filter
- Wie Filtersätze funktionieren
- Häufige Probleme
- Häufig gestellte Fragen
Automatisierung der E-Mail-Verarbeitung
Mit Filtern können Sie viele Reaktionen des E-Mail-Programms auf jede beliebige eingehende E-Mail automatisieren. Zu den gängigen Automatisierungen gehören:
Durch die Kombination von Bedingungen und Aktionen lassen sich aber auch recht komplexe Abläufe umsetzen.
Filter anlegen und verwalten
Einen neuen Filter legen Sie mit diesen Schritten an:
- Melden Sie sich im Client an WebMail ⧉.
- Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Settings.
- Wählen Sie im linken Menü Filters.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Create.
Geben Sie anschließend den Namen, die Regeln und die Aktionen an.
Geltungsbereich und Regeln
Filter können Sie nur auf eingehende Nachrichten anwenden. Als Scope können Sie entweder all messageswählen oder Bedingungen festlegen. Mit den Optionen matching all of the following rules oder matching any of the following rules legen Sie fest, ob die gefilterte Nachricht alle unten aufgeführten Regeln erfüllen muss oder ob es genügt, mindestens eine zu erfüllen.
Wenn Sie den Filter nicht auf alle Nachrichtenanwenden, legen Sie die einzelnen Regeln fest.
Sie können nach Betreff, Absender, Empfänger, Inhalt (Nachrichtentext), Größe, Datum und manuell eingegebenen Parametern (…) filtern. Auf die Auswahl der Eigenschaft folgt in der Regel ein Vergleichsoperator (enthält, enthält nicht, Wert ist größer als usw.) und der konkrete Wert, für den Sie den Filter einrichten.
Um eine Regel hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche + bei einer beliebigen vorhandenen Regel. Um eine Regel zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche .
Filteraktionen
Filter können die folgenden Operationen und deren Kombinationen in der Reihenfolge ausführen, in der Sie sie festlegen:
- Verschieben oder Nachricht kopieren in den ausgewählten Ordner. Die Nachricht verbleibt im Postfach.
- Weiterleiten oder Kopie der Nachricht senden an die ausgewählte E-Mail-Adresse. Um mehrere Adressen anzugeben, verwenden Sie die Aktion mehrmals, jeweils mit einer anderen Adresse. Die ursprüngliche Nachricht verbleibt im Postfach.
- Verwerfen und Absender informieren. Das Postfach lehnt die E-Mail ab, und das System sendet dem Absender eine Unzustellbarkeitsnachricht. Sie können einen eigenen Text hinzufügen.
- Mit einer Nachricht antworten. Diese Option verwenden Sie, um automatische Antworten zu erstellen.
- Nachricht löschen. Von einem Filter gelöschte Nachrichten landen nicht im Papierkorb. Wenn Sie Nachrichten lediglich in den Papierkorb verwerfen möchten, verwenden Sie die Option Verschieben und wählen Sie den Ordner Trash.
- Setzen, hinzufügen, oder Markierungen einer Nachricht entfernen überschreibt, ergänzt oder entfernt die ausgewählten Markierungen: gelesen, beantwortet, markiert, gelöscht oder Entwurf.
- Benachrichtigung senden. Diese Aktion sendet per E-Mail eine Benachrichtigung über den Eingang der Nachricht.
- Nachricht im Posteingang behalten verhindert das Verschieben der Nachricht, zum Beispiel aufgrund gesetzter Markierungen.
- Regeln beenden. Die Nachricht wird danach keinen weiteren Regeln mehr unterliegen.
Um unterhalb einer bestehenden Aktion eine weitere Aktion hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche + bei der jeweiligen Aktion. Um eine Aktion zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche .
Die Reihenfolge der Aktionen lässt sich nicht ändern. Sie können eine Aktion nur entfernen und nach einer anderen Aktion erneut hinzufügen.
Filter aktivieren, deaktivieren und löschen
Sie können Filter aktivieren, deaktivieren oder löschen. Zu den entsprechenden Optionen gelangen Sie mit diesen Schritten:
- Wählen Sie im Menü Filters den Filter aus, den Sie deaktivieren, aktivieren oder löschen möchten.
- Um den Filter zu aktivieren oder zu pausieren, schalten Sie den Schalter Filter Active und speichern Sie. Um einen Filter zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Delete.
Ein deaktivierter Filter ist in der Liste durchgestrichen.
Filter sets
Filtersätze funktionieren wie ein Moduswechsel des E-Mail-Programms.
Es kann immer nur ein Filtersatz aktiv sein.
Wenn Sie verschiedene Situationen, etwa Urlaub und normalen Arbeitsbetrieb, mit mehreren Filtern abdecken, sparen Sie sich durch die Zusammenfassung dieser Filter in einem Satz das einzelne Aus- und Einschalten.
Filtersätze verwalten Sie ähnlich wie die einzelnen Filter, die Bedienelemente finden Sie jedoch in der Spalte Filter sets.
Filtersatz anlegen
Einen neuen Filtersatz legen Sie mit diesen Schritten an:
- Melden Sie sich im Client an WebMail ⧉.
- Öffnen Sie Settings.
- Wählen Sie im Menü Filters.
- Klicken Sie oben in der Filterliste auf die Schaltfläche Actions.
- Wählen Sie Add filter set.
- Geben Sie den Namen des Filtersatzes ein und wählen Sie, ob Sie vorhandene Filter aus einem anderen Satz oder aus einer Datei importieren möchten.
- Bestätigen Sie die Einstellungen mit der Schaltfläche Save.
Filtersatz aktivieren, deaktivieren und löschen
Sie können Filtersätze aktivieren, deaktivieren oder löschen. Zu den entsprechenden Optionen gelangen Sie mit diesen Schritten:
- Wählen Sie in der Liste den Filtersatz aus, den Sie deaktivieren, aktivieren oder löschen möchten.
- Klicken Sie oben in der Filterliste auf die Schaltfläche Actions.
- Wählen Sie im Menü Enable/disable filter setoder Delete filter set.
Wenn Sie einen Filtersatz aktivieren, wird der derzeit aktive Satz deaktiviert. Ein deaktivierter Filtersatz erscheint in der Liste ausgegraut.
Mit der Option Download können Sie die Einstellungen eines Filtersatzes auf Ihrem Computer speichern und später als Vorlage für einen anderen neuen Filtersatz hochladen.
Häufige Probleme
Zu den häufigen Problemen bei der Filtereinrichtung gehören:
Filter funktionieren nicht
Problem: Die eingerichteten Filter funktionieren nicht richtig.
Lösung: Prüfen Sie die E-Mail-Einstellungen gründlich:
- Prüfen Sie im DNS, ob Sie tatsächlich die Mailserver von WEDOS verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel über DNS-Einträge vom Typ MX.
- Prüfen Sie die Postfacheinstellungen, ob sie nicht im Konflikt mit dem eingerichteten Filter stehen.
- Vergewissern Sie sich, dass weder der Filtersatz noch der Filter selbst deaktiviert sind.
- Prüfen Sie die Funktion der Filterbefehle, zum Beispiel indem Sie den Filter vereinfachen und Bedingungen/Befehle schrittweise wieder hinzufügen.
Häufig gestellte Fragen
Wie genau muss ich Filter für (eine bestimmte gängige Aufgabe) einrichten?
Für einige Filtereinstellungen haben wir eigene Anleitungen. Die Links dazu finden Sie im Kapitel Automatisierung der E-Mail-Verarbeitung.
Was ist, wenn ich einige Filter gleichzeitig in zwei verschiedenen Sätzen verwenden möchte?
Legen Sie einen Satz mit den gemeinsamen Filtern an und importieren Sie ihn beim Anlegen weiterer Sätze. Fügen Sie anschließend die individuellen Filter der Sätze hinzu. Wenn Sie später einen weiteren gemeinsamen Filter hinzufügen möchten, müssen Sie ihn in jedem Satz separat anlegen.